Privacy Policy

BSSN Software is committed to respecting and protecting the rights of individuals, in particular the right to data protection and privacy during processing and use of information as well as the right to privacy. The protection of information comprises personal data of employees, applicants, customers, suppliers, partners, and all other persons within BSSN Software area of responsibility.

BSSN Software is a global company with main headquarter in Germany, a member state of the European Union (EU). Therefore, the basic principles established through this policy are based on the European General Data Protection Regulation (GDPR) from May 25, 2018.

Our privacy policy comprised deals with the following topics derived from the GDPR regulation:

§1 Information about collection of personal data

Below you will be informed about the collection of personal data when visiting our website and using our services. The term personal data compromises your personal data such as name, address, email address, use behavior, etc.

Legal responsibility according to article 4 (7) GDPR is BSSN Software GmbH represented by its managing directors Burkhard Schaefer and Frank Itschert

BSSN Software GmbH
Robert-Bosch-Str. 7
64289 Darmstadt
Phone +49 6151 78537-0

Fax +49 6151 78537-22

Email info@bssn-software.de
Web  https://bssn-software.de

Our Data Protection Officer can be reached under the postal address with the addendum Datenschutzbeauftragter (Data Protection Officer), or by email using Datenschutzbeauftragter@bssn-software.de.

Use and processing of this email address for other purposes such as marketing or market and opinion research is explicitly prohibited. 

When you contact us by e-mail or through a contact form, the information provided (name, family name, e-mail address and telephone number, others) will be retained and stored by us to answer your questions. All data that arise in this context will be deleted or anonymized after storage is no longer required or processing limited if there are statutory retention requirements. In no event any other processing of personal data is not permitted.

If we use contracted service providers (Telekom/Amazon/Google) for BSSN Software Cloud-based applications (Seahorse Cloud, Sea Star Lab Information Hub, Sea Shell BioProcess Manager, Barracuda MS Processing and Management Suite) you will be informed in detail about the respective procedures and terms. In doing so, we also name the specified criteria for storage duration……….. 

§2 Rights

You have the following rights with respect to data privacy:

  • Right of access by the data subject (Article 15 GDPR)

  • Right to rectification and erasure (Article 16 and 17 GDPR),

  • Right to restriction of processing (Article 18 GDPR)

  • Right to object (Article 21 GDPR)

  • Right to data portability (Article 20 GDPR)

You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority (Article 77 GDPR). 

§3 Erhebung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website

(1) Bei der bloß informatorischen Nutzung der Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Website betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO):

  • IP-Adresse

  • Datum und Uhrzeit der Anfrage

  • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)

  • Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge

  • Website, von der die Anforderung kommt

  • Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Spracheinstellungen

Die vorstehenden Angaben werden für die Dauer von bis zu 7 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht oder wirksam anonymisiert.

(2) Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei Ihrer Nutzung unserer Website Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt (hier durch uns), bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

(3) Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann. 
In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:

  • Information zur angemeldeten Person (im Falle eines Login)

  • selbst gewählte Einstellungen (z.B. Schriftgröße)

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet. Eine dauerhafte Speicherung erfolgt nicht, die Cookies werden beim Schließen Ihres Browsers gelöscht (sogenannte Session Cookies).

(4) Wir verwenden auf unserer Website darüber hinaus Cookies, die eine Analyse des Surfverhaltens der Nutzer ermöglichen. Dies dient dem Zweck, die Qualität unserer Website und ihre Inhalte zu verbessern. Durch Analyse-Cookies erfahren wir, wie die Website genutzt wird und können so unser Angebot stetig optimieren.

Wir nutzen auf unserer Website das Open-Source-Software-Tool Matomo (ehemals PIWIK) zur Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer. Werden Einzelseiten unserer Website aufgerufen, so werden folgende Daten gespeichert:

  • IP-Adresse, auf die zwei führenden Bytes verkürzt (durch diese Anonymisierung wird dem Interesse der Nutzer am Schutz ihrer personenbezogenen Daten hinreichend Rechnung getragen)

  • aufgerufene Webseite

  • Website, von der der Nutzer auf die aufgerufene Webseite gelangt ist (Referrer)

  • Unterseiten, die von der aufgerufenen Webseite aus aufgerufen werden

  • Verweildauer auf der Webseite

  • Häufigkeit des Aufrufs der Webseite

Die Software läuft dabei ausschließlich auf den Servern unserer Webseite. Eine Speicherung der personenbezogenen Daten der Nutzer findet nur dort statt. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für unsere Aufzeichnungszwecke nicht mehr benötigt werden.

Der Nutzung von Analyse-Cookies kann durch Setzen des "Do Not Track"-Headers im Browser oder durch die Funktion zum Opt-Out in Matomo unterbunden werden. In letzterem Fall wird ein weiterer Cookie auf ihrem System gesetzt, der unserem System signalisiert, die Daten des Nutzers nicht zu speichern. Löscht der Nutzer den entsprechenden Cookie zwischenzeitlich vom eigenen System, so muss er den Opt-Out-Cookie erneut setzten.

Nähere Informationen zu den Privatsphäreeinstellungen der Matomo Software finden Sie unter folgendem Link: https://matomo.org/docs/privacy/.

(5) Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

§4 Weitere Funktionen und Angebote unserer Website

(1) Neben der rein informatorischen Nutzung unserer Website bieten wir verschiedene Funktionen an, die Sie bei Interesse nutzen können. Dazu gehören Formulare für folgende Zwecke:

  • Kontaktaufnahme zur DHBW, Supportanfragen

  • Anmeldungen zu Veranstaltungen

  • Anmeldungen für Newsletter

  • Registrierung (Anlegen eines Accounts)

Dabei müssen Sie in der Regel weitere personenbezogene Daten angeben, die wir nutzen, um die jeweilige Funktion auszuführen, und für die die zuvor genannten Grundsätze zur Datenverarbeitung gelten. Neben den jeweiligen Formularfeldern können dabei außerdem die folgenden Daten automatisch gespeichert werden:

  • IP-Adresse

  • Datum und Uhrzeit der Anfrage

Für die Verarbeitung der Daten wird im Zusammenhang mit dem Ausfüllen des Formulars Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO.

Die genannten Daten bleiben gespeichert, solange sie erforderlich sind oder Sie eine Löschung verlangen.

(2) Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer Daten externer Dienstleister. Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert.

(3) Weiterhin können wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, wenn Aktionsteilnahmen, Gewinnspiele, Vertragsabschlüsse oder ähnliche Leistungen von uns gemeinsam mit Partnern angeboten werden. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie bei Angabe Ihrer personenbezogenen Daten oder untenstehend in der Beschreibung des Angebotes.

(4) Soweit unsere Dienstleister oder Partner ihren Sitz in einem Staat außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) haben, informieren wir Sie über die Folgen dieses Umstands in der Beschreibung des Angebotes.

§5 Erhebung personenbezogener Daten in Bewerbungsverfahren

Entscheiden Sie sich für eine Bewerbung bei uns, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsdaten, um mit Ihnen Kontakt aufnehmen bzw. beurteilen zu können, ob Sie die Eignung, Befähigung und fachliche Leistung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, besitzen. Für die DHBW ergeben sich die rechtlichen Vorgaben für das Auswahlverfahren insbesondere aus Art. 33 Abs. 2 Grundgesetz, dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, ggf. dem Landeshochschulgesetz und dem Haushaltsrecht. Rechtsgrundlage für die Verarbeitungen im Rahmen des Auswahlverfahrens zur Begründung eines Beamten-/ Beschäftigtenverhältnisses ist Artikel 6 Abs. 1 lit. e i.V.m. Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 15 LDSG i.V.m. §§ 83 bis 88 LBG. Danach ist die Auswahlentscheidung nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung zu treffen.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Rechtmäßigkeit des durchzuführenden Auswahlverfahrens erforderlich. Das Fehlen von relevanten personenbezogenen Daten in den Bewerbungsunterlagen kann die Nichtberücksichtigung bei der Vergabe des Dienstpostens/der Stelle zur Folge haben.

Empfänger der in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten sind die Mitglieder der Auswahlkommission bei der DHBW, die jeweils zuständigen Personalverantwortlichen der DHBW, sowie die Personalvertretungen (Personalrat, Beauftragte für Chancengleichheit bzw. Gleichstellungsbeauftragte und ggf. die Schwerbehindertenvertretung).

Ihre personenbezogenen Daten/ Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Einstellungsverfahrens - einschließlich etwaiger Rechtsschutzfristen - zurückgesandt bzw. vernichtet/gelöscht. Weitere Dokumentationen des Auswahlverfahrens mit Ihren Daten werden drei Monate nach dem Zugang der Ablehnung vernichtet. Dies gilt jeweils, soweit nicht eine längere Speicherung zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung werden Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte aufgenommen. 

§6 Widerspruch oder Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer Daten

(1) Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der auf Grund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

(2) Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.